Datenschutz

1. Verantwortlicher

Pro Ortho Med GmbH
Nördliche Münchner Straße 9c
82031 Grünwald
Deutschland
Telefon: +49 176 8249 4439
E-Mail: info (at) pro-ortho-med.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Personenbezogene Daten werden nur erhoben, soweit dies zur Bereitstellung der Website und unserer Leistungen erforderlich ist.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, abgerufene Inhalte, User-Agent) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Website). Die Auslieferung erfolgt über das Edge-Netzwerk von Cloudflare, Inc. (101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA) als Bestandteil der Hosting-Infrastruktur unseres Plattformanbieters. Anfragen werden bevorzugt über Edge-Knoten innerhalb der EU terminiert; eine Verarbeitung in den USA kann technisch nicht vollständig ausgeschlossen werden. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

4. Kontaktaufnahme und Katalog-Anfragen

Bei Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail (z. B. über das Kontakt- oder Katalog-Formular) werden die übermittelten Angaben (insbesondere Name, Einrichtung, E-Mail-Adresse, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

5. Kundenkonto und Authentifizierung

Für den Zugang zu geschützten Bereichen (Fachkreis-/Kundenbereich) bieten wir die Möglichkeit, ein Kundenkonto anzulegen. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort sowie Anmelde-Metadaten (Zeitpunkt, IP-Adresse, Sitzungstoken). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit).

6. Fachkreis-Verifizierung

Da sich unser Angebot ausschließlich an Angehörige der Fachkreise im Sinne von § 2 Heilmittelwerbegesetz (HWG) richtet (Ärztinnen/Ärzte, medizinische Einrichtungen, Apotheken), erheben wir bei der Registrierung zusätzlich Anrede, akademischen Titel, Vor- und Nachname, Beruf, Praxis-/Einrichtungsbezeichnung, Anschrift, Telefon und – sofern vorhanden – die lebenslange Arztnummer (LANR). Diese Angaben dienen der Prüfung der Bestellberechtigung sowie der Einhaltung der berufs- und werberechtlichen Vorgaben für die Belieferung von Fachkreisen mit Medizinprodukten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung der Geschäftsbeziehung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 2 HWG und den einschlägigen Vorschriften des Medizinprodukterechts (MPDG/MDR). Eine Verarbeitung auf Grundlage des § 47 AMG findet nicht statt, da wir ausschließlich Medizinprodukte und keine Arzneimittel im Sinne des AMG vertreiben.

Optional können Nachweisdokumente (z. B. Approbationsurkunde, Apothekenbetriebs- erlaubnis) in einem zugriffsgeschützten Speicherbereich hochgeladen werden. Diese Dokumente sind ausschließlich für den Verantwortlichen einsehbar und werden gelöscht, sobald sie für die Verifizierung nicht mehr benötigt werden, spätestens bei Löschung des Kundenkontos.

7. Bestellabwicklung

Im Rahmen einer Bestellung verarbeiten wir die im Kundenkonto hinterlegten Stammdaten, die jeweilige Liefer- und Rechnungsadresse, die bestellten Artikel, Mengen, Preise, Kundennotizen sowie Bestell- und Statushistorie. Die Daten werden zur Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung und Logistik verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungs- und Bestellunterlagen werden gemäß §§ 257 HGB, 147 AO für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

8. E-Mail-Versand (transaktionale E-Mails)

Zur Bestätigung von Registrierungen, zum Zurücksetzen von Passwörtern, zur Versendung von Auftrags- und Statusmeldungen sowie zur Beantwortung von Anfragen versenden wir transaktionale E-Mails über die E-Mail-Infrastruktur unseres Plattformanbieters (Lovable Cloud), die unsere Subdomain notify.pro-ortho-med.de betreibt. Verarbeitet werden hierbei E-Mail-Adresse, Inhalt und Zustell-Metadaten (z. B. Zustell-, Bounce- und Complaint-Status). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Mit dem Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Drittlandtransfer (USA): Für den eigentlichen E-Mail-Versand (SMTP-Zustellung, Bounce- und Complaint-Verarbeitung) setzt der Plattformanbieter den Sub-Auftragsverarbeiter Mailgun Technologies, Inc. (San Antonio, Texas, USA) ein. Dabei werden Empfänger-E-Mail-Adresse, Betreff, Inhalt und Zustell-Metadaten in die USA übermittelt. Mailgun ist nach derzeitigem Stand nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) in Verbindung mit ergänzenden technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen (Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkung, Datenminimierung). Wir weisen darauf hin, dass US-Behörden nach derzeitigem Rechtsstand grundsätzlich Zugriff auf bei US-Anbietern gespeicherte Daten nehmen können und ein gleichwertiges Schutzniveau wie in der EU nicht in jedem Fall sichergestellt werden kann.

9. Hosting und Auftragsverarbeitung

Die Website sowie Datenbank-, Authentifizierungs-, Speicher- und Funktionsdienste werden über die Plattform unseres Hosting-Anbieters (Lovable Cloud, technisch basierend auf Supabase) bereitgestellt. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag und auf Weisung der Pro Ortho Med GmbH auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungs- vertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Die Datenbank sowie die zugehörigen Speicher- und Funktionsdienste werden in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union betrieben (AWS-Region eu-west-1, Irland). Die Auslieferung der Website (statische Inhalte, serverseitige Funktionen) erfolgt zusätzlich über das Edge-Netzwerk von Cloudflare, Inc. (USA); siehe hierzu Ziff. 3.

10. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokalen Speicher (z. B. zur Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung) ein. Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht eingesetzt.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Insbesondere werden Rechnungs- und Bestellunterlagen zehn Jahre aufbewahrt (§§ 257 HGB, 147 AO), sonstige geschäftsrelevante Korrespondenz sechs Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB). Server-Logfiles werden in der Regel nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Kundenkonten werden auf Anfrage gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt (die Daten werden in diesem Fall gesperrt statt gelöscht).

12. Empfänger

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Empfänger sind insbesondere die unter Ziff. 8 und 9 genannten Auftragsverarbeiter sowie das beauftragte Logistik-/Versandunternehmen zum Zweck der Lieferung.

13. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde für die Pro Ortho Med GmbH ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

14. Kontakt zum Datenschutz

Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an:
Pro Ortho Med GmbH
Nördliche Münchner Straße 9c
82031 Grünwald
E-Mail: datenschutz (at) pro-ortho-med.de

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung beschreibt den aktuellen technischen Stand der Website. Bei Änderungen (z. B. neuen Funktionen, weiteren Auftragsverarbeitern oder Tracking-Tools) wird sie entsprechend angepasst. Eine abschließende rechtliche Prüfung vor Veröffentlichung wird empfohlen.